Una vez terminado el webinar: Registro horario compatible con la "nueva normalidad": teletrabajo, empleados móviles y contacto cero, que hemos podido celebrar con el apoyo de Sernauto, Asociación Española de Proveedores de Automoción, queremos agradecerles en primer lugar, que nos hayan brindado todo el apoyo técnico necesario para que se pudiera impartir.

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Tanto si pudiste asistir, como si no, puedes descargar la presentación que nuestro compañero Javier Ojeda Henríquez utilizó como guía.

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Preguntas de los asistentes

A continuación transcribimos las preguntas que nos hicieron algunos de los asistentes:

1️⃣ Una empresa donde los empleados trabajan en la calle, otros algunos días en casa y otros en una oficina con horario fijo, ¿hay que pagar por cada método de fichaje independiente si tenemos a MHP como proveedor?

No. El fichaje puede ser de varios métodos y compatibles entre sí. Es decir, puedes fichar desde tu casa, a través de una aplicación en el ordenador (enñace web), lo puedes hacer desde teléfono móvil con geolocalización, o lo puedes hacer desde un terminal de fichar instalado en la oficina.

El fichaje va a ser diferenciado para que el gestor sepa de dónde viene ese fichaje, pero solamente se pagaría por usuario, aunque utilice varias modalidades.

2️⃣ ¿Puedes ahondar un poco más en el tema del móvil?

Tenemos app móvil tanto para Android como para iOS. Es una aplicación que se descarga y se vincula con la web del usuario. Los conceptos que le salgan para fichar serán los mismos o, por el contrario, la empresa puede decirnos los que quiere que aparezcan.

También podemos hacer que los fichajes de cada concepto sean geolocalizados, o no, o ambas opciones.

Por ejemplo: se puede geolocalizar la entrada y la salida, pero otros conceptos como desayuno o descanso, pueden configurarse para que no sean geolocalizados.

Un a vez en al aplicación el gestor podrá dar de alta todos aquellos teléfono que quiera, sin necesidad de tener que contactar con MHP.

3️⃣ Sobre el móvil, si la empresa no dispone de medios para poner uno a cada empleado, ¿qué método de registro alternativo recomendarías?

El enlace web o la llamada de teléfono.

No es solamente que la empresa no disponga de un teléfono para cada empleado, sino que vamos a ver qué necesidades tiene la empresa en realizar el control y de qué manera.

Es decir, una llamada de teléfono para un trabajador que se desplaza a diferentes centros durante su jornada y que es importante saber que está en ese centro trabajando, en este caso lo más recomendale es fuchar a través de llamada desde un fijo.

Si el trabajador no va a un centro, sino que está en un reparto, o tiene una actividad comercial, evidentemente, si no tiene un teléfono móvil o un portátil con acceso a internet donde pueda hacer registro, va a ser más complicado.

4️⃣ Los empleados fichan, pero ¿la parte de gestión? ¿es fácil sacar informes con los datos necesarios requeridos en cada momento?

Sí. Los trabajadores fichan y luego la parte de gestion está en la web. Como los empleados tienen acceso, podrán solicitar también sus vacaciones, días de asuntos propios, incluse IT, comunicación de fallecimiento de familiar y cualquier tipo de ausencia o por un espacio de tiempo limitado durante la propia jornada.

El gesto va a gestionar esa petición, que puede venir documentada, o no. Quiere decir, por ejemplo, que si el empleado acude a una visita médica, puede subir un justificante.

Puede sacar infinidad de informes: de horas extras, de cumplimiento de jornada, de puntualidad, etc.

5️⃣ Si el trabajador tiene dudas a la hora de hacer una incidencia, ¿también tiene atención por parte de MHP o es es sólo para gestores?

Los trabajadores tienen a su disposición el CAU (Centro de Atención al Usuario de MHP) para ayudarles.

6️⃣ En relación al fichaje web, dijiste que los empleados pueden fichar desde un ordenador específico. ¿Y para los casos de empleados móviles, se podrá instalar esa aplicación para fichar en un portátil?

Sí. Se puede poner en un ordenador de sobremesa o en un portátil.

Desde un portátil, la empresa sabrá que ha fichado desde ese ordenador, pero no la ubicacion exacta.

En cambio, desde un ordenador fijo, no te lo vas a llevar a ningún sitio y da más seguridad.

Si quisiéramos saber desde dónde está fichando el empleado, tendríamos mejor que usar la para fichar la aplicación móvil con geolocalización.

7️⃣ ¿La geolocalización es legal para el registro horario?

Sí, sí es legal. Lo que hay que informar debidamente al trabajador.

Sí es verdad que si un empleado trabaja desde su casa, es excesivo pedirle que geolocalice si domicilio. No es necesario.

Para un trabajador en movilidad, que desplaza a diferentes centros, que hace sus tareas en el exterior constantemente, pues sí debe ser geolocalizado.

8️⃣ ¿Cuáles son los puntos a tener en cuenta para calcular el precio del servicio integral de MHP?

Son varios. No tenemos un precio estándar. Depende del nº de terminales, de usuarios, hay que ver la forma en la que va a utilizar la aplicación.

Damos presupuestos personalizados, basados en las necesidades del cliente.

9️⃣ Los terminales, ¿cómo envían los datos? ¿tiene que haber cable de internet obligatoriamente?

Sí, si tienen esa modalidad de registro horario (máquinas de fichar) debe haber cable de internet, que lanza los datos al servidor. Puede ser mediante tarjeta sim, en aquellos sitios que tengamos internet, y también, por wifi.

Lo importante también es que la señal no tenga sombra, que sea una wifi potente. Solamente hay uqe programar los terminales para que cada cierto tiempo, para que lance los paquetes de fichajes cada media hora, cada 10 minutos, cada hora...

🔟 Con toda la crisis sanitaria se está pidiendo mucho el método de fichaje por reconocimiento facial, ¿es efectivo? ¿lo tiene MHP?

Lo estamos trabajando, estamos en desarrollo. Creemos que la puesta en marcha será inminente.

Sí es seguro, bastante seguro. Este sistema ya se estaba utilizando sobre todo en temas de seguridad. El reconocimiento facial recoge un dato biométrico y va a registrar la cara de cad persona y la va a guardar de una forma encriptada y segura.

Acerca de dar errores, no creo que dé errores significativos.

1️⃣1️⃣ ¿Los datos de los registros se podrían exportar a un programa de nóminas?

Sí. Como hablaba cuando mencionaba la Integración. Puede haber integracion entre sistemas y lo podemos integrar en cualquier sentido. Desde la aplicacion de MHP que lleve datos al programa de RRHH de la empresa y al revés.

1️⃣2️⃣ Por experiencia, las dudas y necesidades que más tienen las empresas es acerca de la validez que damos en MHP

Quiero destacar que todos los registros, fichajes biométricos los garantizamos ante una inspección de trabajo o conflicto judicial que pueda tener la empresa.

Estamos certificados en la ISO27001 y en el ENS.

Eso para el cliente es una garantía de que nuestro sistema es seguro y eficiente.

1️⃣3️⃣ Debido a la situación de pandemia, en la que todos podemos ser contagiados, fichar con la huella no es recomendable, ¿qué medidas tomaron para las empresas que fichaban con este método?

Efectivamente, lo estamos viviendo. Ahora mismo hay empresas que se niegan a fichar por terminal, a poner su huella. No obstante, hace unos días, la Organización Mundial de la Salud no deja claro que pueda haber contagio por estar en contacto con superficies.

Sin entrar en eso, damos otras opciones: enlace web, fichaje por app móvil... son opciones que cada uno puede elegir de forma particular, sin tener que hacerlo a través de terminal.

Como les comentaba también, una vez desarrollemos el método de registro por reconocimiento facial, lo pondremos a disposición de todos los clientes.

Para MHP es importante que el cliente esté satisfecho, que utilice el sistema y que le aporte ventaja, beneficios.

1️⃣4️⃣ ¿Las autorizaciones de terminales o de software están incluidos o tienen un coste adicional?

No, están incluidos. Tanto las autorizaciones que generamos nosotros, como peticiones qque pueden hacernos llegar las empresas, acerca de una necesidad que tienen, que necesitan autorización y precisan de desarrollar una parte, que es importante para ellos.

Sí es verdad que aprovechamos esa sinergia con un cliente y una vez se lo hayamos desarrollado y veamos que se trata de una mejora efectiva y eficiente, se la ofrecemos a otros clientes que puedan tener esa misma necesidad.

Al final, es una simbiosis. Yo hago desarrollos iniciales. El cliente hace peticiones sobre desarrollos que aun no existen, nosotros los hacemos y se suma a las mejoras de nuestro servicio.

1️⃣5️⃣ ¿Hay formación para los empleados y para los responsables?

Sí. Tenemos formación constante, tanto de forma presencial, en todas las delegaciones de España y Portugal, como por videoconferencia.

Además hay manuales y vídeos.

La formación no se da sólo al inicio de la relación, sino que es continua.

La formación dirigida a los responsables de personal es un contenido mayor, deben acceder a más datos del sistema y para trabajadores es una formación mucho más sencilla.

Aparte de esto, tenemos soporte y CAU (Centro de Atención al Usuario) para todas las cuestiones que necesiten plantear, se las solventamos.

1️⃣6️⃣ ¿Cuál es el tiempo de implantación del servicio de MHP?

Hay que tener en cuenta el tipo de cliente donde se va a implantar, el tamaño, diversificación, si está en varias provincias, si está muy repartido.

También hay que tener en cuenta que MHP va a necesitar que el cliente facilite información.

Por nuestra parte, una empresa de tamaño medio, en 20 días lo podría tener completamente implantado.

Una vez que tengamos firmados los contratos, la parte legal formalizada y dispongamos de la información que nos deben aportar al inicio, en 20 días podría estar, con los conceptos básicos implantados. Y en los meses siguientes estaría la puesta en marcha completada 100%.

Luego está que a lo largo del tiempo el cliente cambie sus necesidades, quiera más terminales, cambiarlos de sitio, enlaces webs, otros conceptos... el sistema está siempre retroalimentándose, por lo que siempre estamos dando soporte.

1️⃣7️⃣ En el aspecto jurídico, ¿los fichajes están siempre certificados?

Sí, si se trata de fichajes biométricos.

Con un dato biométrico queda garantizado que es una persona concreta la que ha realizado el fichaje. No sólo el día, la hora, sino la persona física que ha fichado.

Si el fichaje no es biométrico, no podemos garantizar ni certificar que la persona ha realizado el fichaje.

Sí podemos decir que un código asociado a un empleado ha hecho un evento: entrada, salida, descanso, un día y a una hora, pero no certificar.

Todos los fichajes o eventos son visibles para el trabajador y válidos para la Inspección de Trabajo.

1️⃣8️⃣ Los terminales de fichar por dato biométrico, ¿sólo permiten la opción de fichaje por huella? ¿no es posible fichar con una tarjeta en la misma máquina?

Sí.

Se puede usar la máquina de fichaje para registrar el horario por huella, por código pin, por tarjeta de proximidad o magnética, con DNI eletrónico.

Al final es un código que se asocia a un trabajador.

1️⃣9️⃣ ¿Qué hay de la seguridad de la información y de la protección de datos? ¿Se encargan ustedes?

Sí.

Los datos de los trabajadores nos los da su propia empresa. Pediremos los datos estrictamente necesarios, que son los identificativos de las personas: nombre, apellidos, DNI.

Luego necesitaremos puesto de trabajo o categoría, simplemente para explotar esos datos o para ubicarlos en la el organigrama de la empresa.

No vamos a necesitr otros datos como seguridad social, salario...

Los datos que usamos se quedan encriptados y seguros bajo nuestros servidores.