Manter o registo horário em papel é barato e legal, mas terá estes 6 problemas que podem ser muito caros
Há uma tendência para manter registos de horas em papel.
Em fólios, cadernos ou modelos que são entregues aos empregados para preencham hora de entrada, saída e assinatura.
E assim todos os dias.
Não é necessário pertencer ao FBI para compreender que estes registos podem ser pouco fiáveis, pouco objetivos e, claro está, variáveis.
Ao contrário do que está indicado nos regulamentos que acompanham o registo horário (RGPD), que informam que os registos devem obedecer aos princípios de objectividade, fiabilidade e invariabilidade (que não sejam alterados após o momento em que os dados foram recolhidos).
6 Problemas que terá mais cedo ou mais tarde se a sua empresa mantiver registos horários em papel
1. Fiabilidade, objectividade e invariabilidade dos dados
Qualquer pessoa pode escrever a hora de entrada ou saída que melhor lhe convier, portanto, não seria um registo objetivo. Este formato dá a opção de riscar ou fazer correções adicionais.
2. Salvaguarda da informação dos empregados
A tecnologia favorece o arquivamento e a guarda das informações pessoais de cada trabalhador.
No papel, o direito à privacidade é facilmente vulnerável, uma vez que, no momento de escrever um registo, vê-se as informações das outras pessoas que anteriormente fizeram os seus registos.
Com o serviço da MHP não terá estes problemas:
3. Pseudonimização no tratamento de dados do trabalhador
Um método de registo horário sempre facilitará a pseudonimização aconselhável no processamento dos dados do trabalhador.
Mantê-lo em papel seria muito trabalhoso, embora pudesse ser feito associando um código numérico a cada trabalhador, de forma que o registo fosse mantido em papel e associado a um número, e não a um nome e apelido.
Contudo, mais uma vez, verificamos que o registo anotado pode estar sujeito a
variações posteriores.
4. Permite o acesso à informação apenas a pessoas autorizadas.
O registo horário através de uma solução tecnológica permite o acesso à informação a pessoas a quem foram atribuídas funções específicas com permissões.
Um sistema baseado em tecnologia oferece rastreabilidade, ou seja, controlo do histórico de acesso à informação.
Quando o registo é produzido em papel, os controlos são tão rudimentares como manipuláveis.
Por exemplo: atribuir um único armário para arquivamento.
Este deve ter uma fechadura de segurança.
A chave deve ser especialmente guardada.
As cópias da referida chave só poderiam ser guardadas por pessoal autorizado, devendo também ser mantido um registo escrito das datas e horas de acesso à informação das pessoas com chaves.
5. Arquivamento durante 5 anos
Quando os registos são recolhidos através da tecnologia, a economia no armazenamento destes ficheiros é evidente, pois eles podem estar na nuvem.
Quanto pode custar mensalmente o local para armazenar o volume de documentação física gerada ao longo dos anos em papel, e quanto custa à pessoa dedicada a rever, controlar, guardar, arquivar e manter o controlo deste armazenamento?
6. Exercer o direito ao tratamento de dados
O trabalhador pode exercer o seu direito ao tratamento dos seus dados: direito de acesso, retificação, apagamento, oposição, portabilidade dos dados, limitação do tratamento e esquecimento.
Se o registo de tempo foi feito com um sistema telemático, bastam alguns cliques para cumprir esta obrigação por parte da empresa.
Mas quando está no papel, se um único empregado decide exercer estes direitos, poderia ser um grande problema.
Na MHP, temos mais de 25 anos de experiência a inovar no registo horário.
Através do Serviço Integral de Gestão de Horários, as empresas podem registar picagens e gerir férias, licenças e ausências.