A esta altura, ainda tem gente a perguntar se o ato de picar o ponto é realmente útil?

Como é do conhecimento de todos, o Código do Trabalho determina que as entidades patronais devem manter o registo do tempo trabalhado de todos os funcionários, mas isso não significa que sejam eles a única parte beneficiada.

A ação de picar o ponto permite que sejam registados todos os movimentos feitos pelo trabalhador dentro e fora da empresa, já que algumas profissões requerem realizar a prestação de serviço externamente.

Picar o ponto: vantagem para o trabalhador ou para a empresa?

Por parte dos trabalhadores, existe uma certa repulsa em picar o ponto, uma vez que alguns vêm nesta ação, uma forma mais rígida de controlo por parte da empresa, porém, ao analisar de outra forma, muitos chegam à conclusão de que a picagem de ponto em realidade é um benefício.

Vantagens para os trabalhadores:

✔ Os trabalhadores não devem temer picar o ponto, já que por lei os empregadores estão obrigados a registar o tempo trabalhado de todos os trabalhadores de sua organização, incluindo aqueles que estão isentos de horários de trabalho. Está indicado no Artigo 202.º do Código do Trabalho.

✔ Embora o ato de registar o ponto seja um dever, é também um direito do trabalhador, já que o controlo horário o permite dispor da contabilização real do seu tempo trabalhado, possibilitando que as horas extras sejam refletidas, com a garantia de que estas serão pagas.

✔ Outro fator importante a salientar, é que o controlo de assiduidade garante aos trabalhadores que exercem funções externas, serem amparados pela Segurança Social, no caso de sofrerem um acidente a caminho de um trabalho que deve realizar fora das instalações da empresa de forma pontual ou habitual. Ao picar o ponto, o profissional poderá comprovar que de facto estava a cumprir com a sua labor.

✔ Picar o ponto também nas pausas. Ao contrário do que se pensa, é de extrema importância também registar os horários de interrupções e intervalos, como pausa para o almoço, descanso e incluso quando faça deslocações ao exterior a pedido da entidade patronal com a finalidade de realizar algum serviço externo. Isso também garante a cobertura por parte da Segurança Social no caso de que ocorra algum infortúnio durante este momento.

Vantagens para a empresa:

Dado que manter o registo de assiduidade dos trabalhadores é uma determinação legal, por parte da empresa a visão é amplamente positiva.

Controlar os horários contribui para a obtenção de vantagens económicas e outros benefícios, os quais destacamos os seguintes:

✔ Estar em conformidade com o Código do Trabalho e a ACT - Autoridade para as Condições do Trabalho

✔ Otimização do RH

✔ Redução dos riscos de sofrer ações trabalhistas

✔ Agilidade e transparência no processamento salarial

✔ Diminuição do absentismo e atrasos

✔ Incremento da produtividade

Métodos de picagem de ponto para o controlo horário

Os registos de horários devem estar em local acessível, de forma a permitir a sua consulta imediata e os mesmos devem ser mantidos pela empresa durante 5 anos.

Com relação ao registo horário dos trabalhadores que executam tarefas fora das instalações da entidade patronal, a lei determina que este deve ser feito imediatamente ao regresso dos mesmos à empresa ou há a alternativa de que os próprios trabalhadores possam avisar sobre os seus horários, tendo como prazo 15 dias a contar da realização do serviço externo.

No entanto, ainda que o trabalhador seja o responsável por picar o ponto, o empregador tem o dever de fornecer os meios adequados para que o ato seja cumprido.

Por este motivo, a maioria das empresas dão preferência a sistemas de assiduidade que incluam diversos métodos de picagem de ponto voltados para as diferentes modalidades de trabalho adotadas pela organização, especialmente para o regime de teletrabalho, já que alguns métodos permitem que os trabalhadores possam realizar seus registos em tempo real a partir de qualquer lugar.

Os benefícios de usar um software de controlo e gestão de assiduidade

Não faz muito tempo, controlar o horário de trabalho de todo o pessoal em uma empresa era uma tarefa árdua, lenta e repetitiva, sem mencionar a quantidade de documentos envolto neste processo e a enorme labor empregada na conservação dos mesmos, resultando na acumulação de pilhas de arquivos.

Na altura em que estamos, em que a transformação digital está na ordem do dia, a digitalização das empresas é uma necessidade que está a abarcar todos os seus departamentos (produção, comercial, logística, administração, financeiro e recursos humanos) e as vantagens são bastante claras.

Embora o controlo horário possa ser feito em uma folha Excel, existem soluções tecnológicas no mercado desenvolvidas para facilitar e simplificar as tarefas da área de Recursos Humanos, mas nem todas cumprem com os requisitos da ACT ou, têm dificuldades de integração com os ERP's utilizados pela empresa, como por exemplo os sistemas de Salários, que neste caso tem extrema importância, uma vez que os dados extraídos do software de assiduidade, como o tempo trabalhado, horas extras e faltas, são algumas das informações essenciais para o cálculo da remuneração dos funcionários.

Para que um sistema de assiduidade funcione, não é suficiente apenas picar entrada e saída, o mesmo deve incluir todas as etapas necessárias para o bom funcionamento da organização, a permitir aos seus gestores e administradores gerir os horários do staff e a obter mapas de ocupação e disponibilidade, listagens e relatórios necessários para a gestão do negócio e da tomada de decisões.

Vantagens de optar por um pack com tudo incluído

A MHP tem 25 anos de experiência na área de gestão horária e de pessoas. Ao longo destes anos há desenvolvido diversas soluções de controlo de assiduidade que se adaptam às necessidades de qualquer tipo de organização.

Serviço Integral de Gestão de Horários

O serviço que a MHP oferece, garante às empresas estarem cumprindo com o estabelecido pela legislação em termos de tempos de trabalho e em conformidade com os requisitos exigidos pelo RGPD sobre a proteção de dados e a segurança da informação.

Para a tranquilidade do cliente, o pack está ao alcance do pagamento de uma mensalidade calculada de acordo às necessidades e tamanho da empresa e inclui 6 serviços:

1. Vários métodos de registos:

Através de dispositivos de relógio de ponto:

➤ Reconhecimento facial (disponível em breve)

➤ Leitura da impressão digital

➤ Leitura de dados através de cartão proximidade associados ao colaborador

Através de métodos remotos:

➤ App instalada no telemóvel com ou sem Geolocalização

➤ Login em uma página web

➤ Ligação telefónica

2. Aplicação de Gestão:

A aplicação 'Portal Horario' está disponível na versão web e app móvel, com perfis diferentes de acesso para funcionários e chefias.

3. Assessoria Jurídica:

Um Departamento Legal especialista em Proteção de Dados, que está disponível para auxiliar o cliente na adaptação legal e na aplicação correta do RGPD relacionado com o registo de assiduidade.

4. Atendimento ao Utilizador e Suporte Técnico:

Canal de apoio para os utilizadores, para solucionar questões relacionadas com o uso do serviço e suporte técnico para a manutenção dos terminais.

5. Integração de Sistemas:

Equipa especializada em interconexão entre aplicações, tanto para a receção, como para a transmissão de informação.

6. Formação:

Cursos para ensinar como utilizar o hardware e o software incluídos no serviço, para utilizadores e gestores tanto em regime presencial, como on-line.

Como se pode ver, a MHP estará presente em todas as etapas do serviço, garantindo que o nosso serviço é a solução mais adequada para o seu negócio.