O que considerar ao escolher um sistema de registo horário
Como diz o refrão: o barato sai caro.
Para algo muito completo e de alta qualidade, normalmente é esperado um preço alto. Mas esta premissa nem sempre é verdadeira porque, como se costuma dizer na Galiza: depende.
Algo semelhante acontece com os sistemas de controlo das horas de trabalho dos funcionários.
Desde que a obrigação de picagem foi aprovada em 2019, surgiu um sem-fim de empresas dedicadas ao controlo de presença e assistência.
Mas para além da oferta infinita que nos é apresentada apenas com uma pesquisa na Internet, como empresa é crucial saber muito bem o que deve ser incluído no sistema de registo horário escolhido, tendo em conta as características da empresa.
Prevemos que a seleção apenas com base num preço baixo levará, mais cedo ou mais tarde, a problemas.
6 pontos a considerar antes de escolher um sistema de registo horário da jornada do pessoal
1. O que é que o regulamento de registo horário exige exatamente que a empresa cumpra?
O decreto expressa as horas de entrada e saída, mas no meio disso sabemos que há pausas para almoçar ou ausências para consultas médicas, férias, licenças médicas ou autorizações especiais.
O sistema escolhido deve refletir estes e outros casos específicos da sua empresa ou contrato.
2. Quais sistemas de picagem preciso para que os empregados possam registar as suas horas da jornada em todas as modalidades de trabalho?
Um vendedor que está sempre na rua, um empregado administrativo que optou por um trabalho 100% presencial e um empregado de TI que combina teletrabalho e trabalho presencial em dias alternados da semana, irão registar usando o mesmo método? Móvel, web, impressão digital, facial…
Verifique os métodos de registo disponíveis no Sistema Integral de Horário da MHP.
3. Poderei gerar relatórios?
Se toda a implementação para o registro da equipa não se materializar em relatórios úteis, não apenas para cumprir as normas ou antes de uma inspeção, mas também para a tomada de decisões com base em dados confiáveis e objetivos, estamos implementando na metade.
4. Se algo se avariar ou se tivermos dúvidas sobre o seu funcionamento, presta apoio?
Tudo está bem até chegar a altura de o utilizarmos e não sabemos como fazê-lo funcionar, pensamos que não está a correr bem, que não reflecte o que esperávamos ou que algo se parte.
5. Juntamente com o controlo horário, tenho de tomar medidas adicionais em termos de proteção de dados pessoais?
Proteção de dados e segurança da informação, duas grandes questões esquecidas que devem andar de mãos dadas com o controlo horário. Os registos devem ser mantidos durante 4 anos.
Não é apenas necessário tomar medidas de proteção de dados, seguindo as indicações do RGPD (Regulamento Geral de Proteção de Dados) e da LOPDGDD (Lei Orgânica de Proteção de Dados e Garantia dos Direitos Digitais); devem também ser tomadas medidas de segurança da informação.
6. Contratar um sistema ou comprar?
Um sistema deve frequentemente incluir pelo menos os pontos acima referidos.
A compra, por outro lado, é um evento pontual, e no caso de manutenção, formação ou apoio subsequente, pode esconder um custo adicional para cada necessidade comunicada pela empresa cliente.
25 anos a inovar no registo horário
Através do Sistema de Gestão Integral de Horários da MHP, centenas de empresas clientes de todos os setores e atividades registram os horários do seu pessoal e gerem férias, autorizações e ausências, sem papel.
Sabemos que não é fácil escolher a melhor opção de controlo horário para a nossa empresa, por isso na MHP escrevemos o e-book:
6 pontos a ter em conta antes de escolher um sistema de registo horário da jornada do pessoal, que pode descarregar.