Ao dar uma olhada sobre os regulamentos que obrigam as empresas a manter o registo das horas de trabalho dos funcionários e a manter o ficheiro durante 5 anos é de facto muito breve:

De acordo com o Código do Trabalho, Artigo 202.º, Registo de tempos de trabalho, pontos 1 e 2:

1 - O empregador deve manter o registo dos tempos de trabalho, incluindo dos trabalhadores que estão isentos de horário de trabalho, em local acessível e por forma que permita a sua consulta imediata.

2 - O registo deve conter a indicação das horas de início e de termo do tempo de trabalho, bem como das interrupções ou intervalos que nele não se compreendam, por forma a permitir apurar o número de horas de trabalho prestadas por trabalhador, por dia e por semana, bem como as prestadas em situação referida na alínea b) do n.º 1 do artigo 257.º

E também no Artigo 231.º, Registo de trabalho suplementar, pontos 1 e 6:

1 - O empregador deve ter um registo de trabalho suplementar em que, antes do início da prestação de trabalho suplementar e logo após o seu termo, são anotadas as horas em que cada uma das situações ocorre.

6 - O registo de trabalho suplementar é efetuado em suporte documental adequado, nomeadamente impressos adaptados ao sistema de controlo de assiduidade existente na empresa, que permita a sua consulta e impressão imediatas, devendo estar permanentemente atualizado, sem emendas ou rasuras não ressalvadas.

A ter em conta que dependerá de cada acordo ou do acordo com a empresa - e outras circunstâncias especiais do sector ou de cada trabalhador em particular, o horário de entrada e saída apenas, não é um verdadeiro reflexo do dia de trabalho efetivo.

Um exemplo claro da razão pela qual não basta apenas registar a entrada e saída

A melhor maneira de o demonstrarmos é partilhar um exemplo do que nós na MHP temos tido em conta para a parametrização de um sistema de um único cliente.

Só através da adaptação do sistema a todas as suas particularidades é que os dados gerados a partir dele têm sido úteis.

Cada cliente requer uma configuração diferente e algumas configurações exclusivas, caso contrário o sistema dará mais trabalho, em vez de resolver uma gestão.

Registos de ponto

✔ Tempo a mais do previsto da jornada diária: muda automaticamente para a coluna "Bolsa de horas a compensar", tanto antes da entrada como depois da saída.

✔ Tempo de menos do previsto da jornada diária: passa automaticamente para a coluna "Saldo acumulado" em negativo. Neste caso, se houver um saldo na coluna "Bolsa de recuperação de horas", o saldo será automaticamente ajustado, deduzindo o tempo até ao seu pagamento.

Bolsa de recuperação de horas

✔ Com a autorização prévia da pessoa responsável, o tempo correspondente será solicitado como "Bolsa de recuperação de horas".

✔ Se houver tempo em excesso no dia do pedido, este será subtraído da coluna "Bolsa de horas a compensar" e acrescentado à coluna "Bolsa de recuperação de horas" após validação.

✔ Em resposta a esta solicitação, se houver um saldo negativo na coluna "Saldo Acumulado":

➔ Primeiro: o saldo negativo na coluna "Saldo Acumulado" será regularizado.

➔ Segundo: irá para "Bolsa de recuperação de horas", se houver tempo sobrando desta solicitação.

Compensação por horas ou Compensação por dias

✔ Será solicitado "Compensação por horas ou Compensação por dias", a fim de compensar com descanso a horas trabalhadas a mais acumuladas na "Bolsa de recuperação de horas" realizadsa anteriormente.

✔ Este conceito está portanto ligado à coluna "Bolsa de recuperação de horas".

Conceitos de picagens e métodos para o registo de assiduidade

Além disso, os conceitos disponíveis nos diferentes métodos de picagens utilizados para recolher este registo de assiduidade devem ser criados e mantidos atualizados.

Na MHP temos 25 anos de experiência na gestão e registo de assiduidade. Oferecemos o Serviço Integral de Gestão de Horários, que além de registar os tempos de trabalho através de diferentes métodos de picagem, permite realizar a gestão de férias, licenças, faltas e ausências.

Post publicado originalmente no blog da MHP Espanha e adaptado por Mônica Ramos para o blog da MHP Portugal.